Personuppgiftspolicy 

GDPR (General Data Protection Regulation) är en EU-förordning som gäller i hela EU sedan 25/5 2018. Läs mer om GDPR på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida. En viktig del i den nya lagstiftningen är individens möjlighet att kontrollera sin egen persondata.

Vi tycker detta är både viktigt och bra! Därför är vi öppna med vilken information vi hanterar och varför, och vi kommer skydda din information på ett så säkert sätt som möjligt. Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter till ett annat företag.

Dataskyddsombud

Eftersom vi behandlar personuppgifter i vår verksamhet har vi utsett ett dataskyddsombud.  Dataskyddsombudet ska kontrollera efterlevnaden av GDPR inom organisationen samt informera medarbetarna om vad som gäller. Dataskyddsombudet är upphandlat via Uppsala kommun. Vårt dataskyddsombud nås via e-post: dso.ukk@jpinfonet.se

Rättslig grund

För att behandla personuppgifter måste vi ha så kallad rättslig grund. Här kan du läsa vidare om vilka uppgifter vi sparar och på vilken rättslig grund vi gör detta.

Det kan bli nödvändigt för oss att i framtiden uppdatera denna policy. Vid förändringar som påverkar dig kommer vi att informera här, eller via e-post om det gäller dig som prenumererar på vårt nyhetsbrev.

För behandlingen av våra privata kunder, företagskunder, prenumeranter och samarbetspartners personuppgifter enligt denna policy är UKK personuppgiftsansvariga.

Du kan alltid höra av dig till oss om du har frågor, info@ukk.se eller 018 727 90 00.

I dessa situationer samlar vi in data:

Prenumeration på nyhetsbrev
När du blir prenumerant på nyhetsbrev från UKK ber vi dig läsa denna personuppgiftspolicy och ge ditt samtycke. Vi sparar ditt namn och din e-postadress, samlar in uppgifter utifrån dina köp via vårt biljettsystem Tickster, via ukk.se och analyserar ditt digitala användarmönster. Vi sparar och analyserar data i syfte att skapa relevanta erbjudanden för dig. Vi analyserar också data för att förbättra vår kommunikation och annonsering.

I syfte att hålla god kund- och registervård i enlighet med GDPR använder vi en partner för automatisk uppdatering av personuppgifter, baserat på offentliga register. UKK ansvarar för dina personuppgifter men skickar våra nyhetsbrev via en leverantör som heter Markethype (personuppgiftsbiträde). När du prenumererar på våra nyhetsbrev samtycker du till att Markethype lagrar uppgifter om dig.
Rättslig grund för behandling av personuppgifter: samtycke

Att prenumerera på våra nyhetsbrev är gratis.

Väljer du att prenumerera på nyhetsbrev från UKK kommer vi spara dina uppgifter och skicka information till dig tills du själv väljer att avsluta din prenumeration. Du kan när som helst avsluta prenumerationen via länken ’avprenumerera’ som du alltid hittar i nyhetsbreven från oss. Notera att om du avprenumererar och därefter köper en biljett hos oss kommer vi att skicka information till dig som hör ihop med detta biljettköp. Det kan exempelvis handla om förändringar som rör ditt evenemang.

Du kan också när som helst kontakta oss: info@ukk.se eller 018 727 90 00.

Bokningsförfrågan
Under fliken Konferens & Event på ukk.se kan du fylla i en bokningsförfrågan. En förfrågan är inte på något sätt bindande. Vi kommer att spara de uppgifter du angett i syfte att svara på din förfrågan. Vidare kommer vi spara ditt namn, titel, företag, e-post och telefon för att kunna kontakta dig med erbjudanden och information vi bedömer vara relevant för dig. Du kan alltid be oss att ta bort dina uppgifter eller tacka nej till vidare kontakt om du så önskar.
För våra företagskunder och övriga konferens- och eventkunder har vi ett CRM-system som Microsoft Dynamics (personuppgiftsbiträde).
Rättslig grund: Berättigat intresse

Biljettköp
UKK använder sig av ett biljettsystem som heter Tickster (personuppgiftsbiträde). När du köper biljett kommer vi spara uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna leverera det du beställt och ge dig korrekt information. Vi kommer spara information om vad du har köpt för att kunna skapa erbjudanden som är relevanta för dig och för att analysera vår försäljning. Utöver angivna ändamål samtycker du till att dina personuppgifter kan komma att användas som underlag för marknads- och kundanalyser samt riskhantering och statistik för att utveckla Arrangörens och Ticksters utbud och service. Genom att aktivt godkänna våra villkor på tickster.com, vid köp över disk via arrangör, biljettombud eller Tickster, vid köp eller hjälp över e-post eller telefon, samtycker du till insamling och behandling av dina personuppgifter i enlighet med köp- och leveransvillkor samt Ticksters personuppgiftspolicy.
Rättslig grund: Fullföljande av avtal, berättigat intresse

När du tar kontakt med oss
När du tar kontakt med oss, till exempel vår reception, vår växel, vår konferensbokning eller någon av våra medarbetare samlar vi in den persondata som behövs för att vi ska kunna hantera ditt ärende. Vanliga uppgifter som vi använder i dessa fall är namn, telefonnummer och e-postadress.
Rättslig grund: Berättigat intresse

När du söker jobb hos oss
Vid rekrytering av en tjänst sparar vi din ansökan med bilagor i 6 månader efter att tjänsten tillsatts. Skickar du in en spontanansökan till oss sparar vi dina uppgifter i 12 månader.  Spontanansökningar e-postas till: cv@ukk.se.
Rättslig grund: Berättigat intresse, samtycke

Efterlevnad av lagar
Vi behandlar data i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter. Det kan till exempel handla om att spara ekonomiska underlag i enlighet med bokföringslagen.
Rättslig grund: Rättslig förpliktelse

Surfa på ukk.se – kakor
Vi samlar in data med hjälp av kakor på ukk.se för att bland annat se hur många som besöker webbplatsen och vilka enheter som används för att besöka webbplatsen. Vi mäter och analyserar trafik och användarbeteenden på vår webbplats med Google Analytics. Med hjälp av dessa trafikanalyser kan vi anpassa vår webbplats bättre för våra besökare och rikta vår digitala annonsering så att budskapen blir mer relevanta för mottagaren. Om du vill kan du läsa mer om våra kakor här.

Genom att tillåta kakor är du säker på att webbsidan fungerar optimalt, säkert och med minsta möjliga laddningstid. Fortsätter du surfa så betyder det att du godkänner våra kakor.

Om du inte accepterar att det sparas kakor i din dator kan du ändra inställningarna i din webbläsare (Internet Explorer, Chrome, Safari m.fl.) så att den inte sparar kakor, men sidan kanske då inte fungerar som det är tänkt. På din webbläsares supportsidor kan du hitta instruktioner för hur du ändrar inställningarna.

Vilken data, hur, var och varför?

Vilken typ av data vi samlar in
Vi samlar in två typer av data – persondata och trafikdata.

Persondata är uppgifter som är kopplat till dig – t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer. Det kan även vara information om vilka varor du har köpt, bokningar och beställningar.

Trafikdata är uppgifter som hur många som besöker vår webbplats, vilken tid på dygnet flest biljetter säljs, hur många av våra kunder som kommer från Uppsala etcetera. Denna data är inte kopplad till dig som person.

Hur vi samlar in data
Vi samlar in och behandlar data som:

• du lämnar när du blir kund hos oss och när du kommunicerar med oss – t.ex. när du köper en biljett, fyller i en bokningsförfrågan, söker ett jobb hos oss, kontaktar oss för att få information per mail eller telefon eller prenumererar på nyhetsbrev.
• vi hämtar från andra källor – t.ex. medlemsregister från Musikens Hus vänner, publikt tillgängliga personregister, samt från samarbetspartners.
• samlas in genom vår hemsida och vårt biljettsystem där vi använder kakor som samlar in information på och från din webbläsare.
• samlas in i formulär på vår hemsida, exempelvis kundundersökningar.

Vad vi använder persondata till
För att behandla persondata måste det finnas stöd i dataskyddslagen. Det kallas rättslig grund. Det betyder att för att vår behandling av din persondata ska vara laglig behöver den vara nödvändig och uppfylla ett eller flera av dessa syften:

• Fullgörande av avtal (skicka biljett per epost, leverera den vara som är beställd)
• Samtycke (aktivt ”ja tack” från dig, som exempelvis vid prenumeration på Nyhetsbrev)
• Rättslig förpliktelse (ex. garantifrågor, bokföringslag, arbetsrättslig lagstiftning)
• Berättigat intresse (ex. kontakta befintlig kund med erbjudande om liknande vara, bjuda in till event som är intressant för en viss yrkesroll)

Vi sparar persondata
Vi sparar inte någon persondata längre än vi behöver. En del data raderas direkt, annan sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Persondata hanteras i behörighetsstyrda system avsedda för ändamålet. Data som vi sparar för statistik avidentifieras i möjligaste mån. Persondata för biljettkunder gallras tre år efter det senaste biljettköpet.

Var vi sparar persondata
Vi strävar efter att alltid lagra dina personuppgifter inom EU/EES och enligt de föreskrifter som gäller för Informationssäkerhet enligt ISO 27001. I vissa fall kan de behandlas utanför EU/EES men då regleras säkerheten inom ramarna för EU-kommissionens godkända standardklausuler.

Vi har Personuppgiftsbiträdesavtal med alla leverantörer som lagrar och hanterar data åt oss.

Vår IT-partner säkerställer vår IT-säkerhet och skydd mot intrång.

Du har kontroll över din data
Du har rätt att utan kostnad begära att få ta del av den persondata vi har om dig. Du har även rätt att begära att uppgifterna korrigeras, kompletteras eller raderas från våra system.

Registerutdrag
Vi har ansvar för att dina uppgifter aldrig kommer i orätta händer. Därför måste vi nogsamt säkerställa att vi inte lämnar ut några uppgifter till fel person.

Om du vill få ett registerutdrag måste du därför skicka en signerad förfrågan till oss med ett fysiskt brev. Förfrågan ska innehålla ditt fullständiga namn, personnummer, folkbokföringsadress och telefonnummer, en kopia av din legitimation och vara signerad av dig. När vi har fått in din fullständiga förfrågan kommer den att behandlas omgående. Posta din förfrågan till:
Uppsala Konsert & Kongress
”Registerutdrag”
753 75 Uppsala

Vi kommer sammanställa den data vi har som härrör till dig, kuvertera denna och lämna ut den till dig i vår reception mot uppvisande av legitimation. Vi kan också skicka utdraget med rekommenderat postförsändelse.

Korrigering och radering
Begäran om korrigering, komplettering eller radering av din persondata kan göras direkt till oss på info@ukk.se eller på 018 727 90 00. Information om ändringar och begäran om radering av dina personuppgifter kommer också att förmedlas till de eventuella personuppgiftsbiträden som lagrar data åt oss.

Observera att det kan finnas legala skäl till att vi inte kan radera dina uppgifter med omedelbar verkan.

Så här ser vi på integritet och persondata (UKKs interna policy)

UKK respekterar rätten att kontrollera sin egen data. Vi arbetar med transparens och tydlighet. Vi informerar efter bästa förmåga för att ge individen insyn i hur vi arbetar med persondata och i vilka syften.

UKK är medvetna om att känsliga personuppgifter kräver extra försiktighet och frekvent gallring.

UKK har ett tydligt syfte med all data vi samlar in. Samtliga syften säkerställs ha rättslig grund.

UKK är noga med all datahantering, men extra noga när det gäller personuppgifter som används för att bearbeta privatpersoner i kommersiella syften (marknadsföring och försäljning).

UKK arbetar löpande med registervård och gallring för att säkerställa uppgiftsminimering, korrekthet och relevans.

UKK utbildar sin personal och följer rutiner för att säkerställa kvalitet i persondataarbetet.

UKK tar personlig integritet på stort allvar och ser det som självklart att följa de lagar och regler som finns på området. För att vi vill. Inte för att vi måste.

Tack för att du orkat läsa ända hit!